Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 2.9.2021
Päivitetty 2.9.2021

Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä
Nimi: Porin kaupunki / Koulutoimi
Postiosoite: PL 121
Postitoimipaikka: 28101 PORI

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Nimi: Teemu Heino
Organisaatio: Porin kaupunki
Sähköpostiosoite: teemu.heino@pori.fi

Rekisterin nimi
Oppimisanalytiikka avuksi oppimiseen ja Oppimisanalytiikka avuksi oppimiseen 2 -hankkeiden järjestämien tapahtumien henkilörekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään hankkeiden järjestämien tapahtumien käytännön järjestelyitä, viestintää sekä hankkeiden raportointia varten.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan henkilön osallistumismuodosta ja tapahtumatyypistä riippuen joko osa tai kaikki seuraavista tiedoista:

  • henkilön nimi, organisaatio ja yhteystiedot
  • henkilön rooli organisaatiossaan
  • tieto ilmoittautumisesta/osallistumisesta hankkeen järjestämään tilaisuuteen

Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita ao. tilaisuuden käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten ruokavalio- ja allergiatiedot sekä osallistumiseen liittyviä tausta- ja ennakkotietoja sekä palautteita.

Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin vain hankkeen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset lähitapaamisiin liittyvät tapahtumajärjestelyt, kuten erityisruokavaliotietojen ja allergioiden toimittaminen tarjoiluista vastaaville tahoille.

Hankkeita rahoittaa Opetushallitus. Raportoinnin yhteydessä rahoittajalle toimitetaan yhteenvetotietoina hankkeen järjestämien tilaisuuksien osallistujamäärät, tilastot osallistujien taustatiedoista sekä tilaisuuksista kerätyt palautteet.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa.

Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterissä olevat tiedot eivät ole julkisia, ja tietoja käsitellään huolellisesti niin, että henkilön yksityisyyden suoja turvataan. Rekisteriin on pääsy vain hankkeiden toimijoilla. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.

Tietojen säilytysaika
Opetushallituksen rahoittamissa hankkeissa hankkeen tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.

Valtionavustuslain 28 §:n mukaan hankkeeseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava ja arkistoitava kymmenen (10) vuotta valtionavustuksen tai sen viimeisen erän maksamisesta.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot siten kuin tietosuoja-asetuksen 12. ja 13. artiklassa on säädetty. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.
Kieltäytymistodistuksen saatuaan, tai jos rekisteröity ei saa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä kirjallista vastausta rekisterinpitäjältä, hän voi saattaa asian kirjallisesti tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on: PL 800, 00521 Helsinki.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen menettely
Rekisteröity voi vaatia tiedoissa esiintyvän virheen korjaamista tai poistamista siten kuin tietosuoja-asetuksen 16. artiklassa on säädetty. Virheellisen tiedon korjaamista koskeva pyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa.
Mahdollisesta tietojen korjaamisesta tai poistamisesta kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite on: PL 800, 00521 Helsinki.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.